Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Hawks Helsinki ry
Alakiventie 2
00920 Helsinki
Sähköposti: toimisto@hawks.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Andreas Möller
toimisto@hawks.fi
3. Rekisterin nimi
Hawks Helsinki ry verkkosivuston käyttäjä-, viestintä- ja markkinointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- yhteydenottopyyntöihin vastaaminen
- yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen
- yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen
- verkkosivuston toiminnan kehittäminen
- verkkosivujen käytön analysointi
- chatbotin kautta tulevien kyselyiden käsittely
- ohjaaminen jäsen- ja ilmoittautumisjärjestelmään
Verkkosivujen kautta voidaan ohjata käyttäjiä ulkoiseen jäsen- ja ilmoittautumisjärjestelmään.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- nimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- viestin sisältö
- IP-osoite
- selainta ja laitetta koskevat tekniset tiedot
- verkkosivujen käyttöä koskevat analytiikkatiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan:
- käyttäjän täyttämistä yhteydenottolomakkeista
- chatbotin kautta lähetetyistä viesteistä
- verkkosivujen käytöstä analytiikan avulla
- käyttäjän omasta toiminnasta verkkosivuilla
7. Henkilötietojen käsittely ulkoisissa palveluissa
Verkkosivujen analytiikka
Verkkosivusto käyttää analytiikkapalvelua Google Analytics, jonka avulla kerätään tietoa sivuston käytöstä ja kävijämääristä. Kerätty tieto auttaa kehittämään verkkosivustoa ja parantamaan käyttäjäkokemusta.
Chatbot
Verkkosivustolla voidaan käyttää chatbot-palvelua käyttäjien kysymyksiin vastaamiseen. Chatbotin kautta lähetetyt viestit voivat sisältää henkilötietoja, kuten nimiä tai yhteystietoja.
Jäsen- ja ilmoittautumisjärjestelmä
Yhdistys käyttää jäsen- ja ilmoittautumisjärjestelmää myClub. Verkkosivustolla voi olla linkkejä tähän järjestelmään. Ilmoittautuminen ja henkilötietojen käsittely tapahtuvat kyseisessä järjestelmässä sen oman tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei lainsäädäntö sitä edellytä.
Tietoja voidaan käsitellä palveluntarjoajien toimesta, jotka tuottavat verkkosivuston toimintaan liittyviä palveluja (esim. hosting, analytiikka tai chatbot).
9. Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle
Joidenkin verkkopalvelujen tarjoajat voivat sijaita EU tai ETA ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa tietojen siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
10. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin.
Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- tarkastaa itseään koskevat tiedot
- vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
- pyytää tietojen poistamista
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- vastustaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvin osin
Pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti sähköpostitse.
13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo henkilötietojen käsittelyn rikkovan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Valvontaviranomainen Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
14. Evästeet
Verkkosivusto käyttää evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi sekä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi.
Evästeitä käytetään esimerkiksi analytiikkaan ja sivuston toiminnallisuuksiin. Käyttäjä voi hallita evästeitä evästebannerin kautta.
15. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Yhdistys pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön tai palveluiden muuttuessa.